úvod » Články » Různé » Komunikace uvnitř neziskovky

Komunikace uvnitř neziskovky

Jan Böhm z organizace SIRIRI o.p.s., který bude jedním z lektorů workshopu pro neziskovky v Praze, shrnuje svou zkušenost s transformací vnitří komunikařní strategie organizace. Nechte se inspirovat.

 

5 důvodů pro novou komunikaci

1. Spolupráce profesionálů s dobrovolníky
V Česku kolem SIRIRI od začátku stála velká skupina motivovaných lidí. První čtyři roky pracovali pro SIRIRI jen dobrovolníci (asi třicet lidí). V roce 2010 jsem tým SIRIRI posílil coby první placený zaměstnanec. S profesionalizací se objem práce začal rozrůstat a zvýšily se nároky na rychlost reakce.

2. Spolupráce na velké ploše
Tým složený povětšinou z dobrovolníků má ještě jedno specifikum: Ačkoliv jádro spolupráce (kancelář) je v Praze, tým je rozprostřený v širokém okruhu okolo Prahy. Není možné spoléhat na každodenní setkávání v kanceláři. Pro kalendář na zdi, nástěnku a kastlíky na došlou poštu jsme museli najít on-line ekvivalent..

3. Málo peněz, málo času
Dobrovolníci mají různé časové možnosti. Můžete být motivovaní, když však musí do zaměstnání, školy nebo k dětem, musí jít SIRIRI stranou. I přesto je dobré potenciál dobrovolníků využívat. Pokud jsou ochotní, nechť pracují v čase, který sami najdou.
Takový čas je ale dost drahý a je potřeba jej využívat pro smysluplnější práci spíše než osvojování si technologií. Pokud tedy uvažujeme o překonání bariér ve spolupráci s využitím technologických nástrojů, musíme využívat intuitivní nástroje a neztrácet tak čas s několikanásobným zaškolováním.

4. Digital divide
Neboli digitální propast. Tento pojem obecně označuje problém nerovného přístupu k technologiím ve společnosti. Digital divide je v SIRIRI spojen s věkem. V týmu dobrovolníků máme čerstvé vysokoškoláky vedle seniorů. Zejména starší generace musí cestu k technologiím trochu hledat. Každý nový nástroj či inovace tak představuje také požadavek na zaškolení.
5. Rychlá orientace ve velkém množství informací
Výše jsem mluvil obecně o dobrovolnících, teď ale pozornost směřuji na správní radu. I ta funguje dobrovolně, bez nároku na honorář – tedy ve chvílích, kdy se utrhne z vlastní práce. Přitom správní rada je řídící orgán společnosti, musí mít přesné informace včas, aby mohla zasáhnout, když se organizace začne řítit špatným směrem.

Co jsme tedy hledali? Nástroj pro spolupráci, který překlene překážky vzdálenosti, znalostí práce s počítačem i věkovou bariéru. Nástroj, díky kterému můžete okamžitě zjistit, co se dělo za poslední měsíc, kdy jste byli duchem mimo.

5 nástrojů, bez kterých bychom si už neškrtli

Nejdřív jsme začali s Google Docs. Jedná se o přívětivý nástroj na vytváření, upravování a (hlavně) sdílení dokumentů online. Tím, že je podobný programům Office, se značně zjednodušilo proškolování. Dnes už jsou dokumenty Google poměrně běžně užívaným nástrojem. Nabízím tedy jen stručný výčet jednotlivých možností a jak s nimi pracujeme:

1. Google Dokument – Obyčejný textový dokument. Nejlepší je ve chvíli, kdy se na jednom textu podílí více lidí (například při přípravě Bulletinu). Před rokem jsme hledali dobrovolníky a text inzerátu jsme umístili na Google docs. Odkaz na inzerát začal žít vlastním životem a ještě dnes goo.gl zkracovač ukazuje, že na inzerát sem tam někdo klikne. Co jsme udělali? Změnili jsme text inzerátu a hledáme dál.

2. Google Prezentace – Nenabízí nic moc jiného než běžný Powerpoint, na sdílení prezentací s veřejností je určitě lepší www.slideshare.net. Jako doplnění zbytku se ale šikne.

3. Google Tabulka – Kruciální. Jako sdílenou tabulku mezi ředitelem a správní radou máme roční rozpočet SIRIRI. S účetní sdílíme pokladní knihy. Skladové zásoby benefičního obchodu rukuvruce.siriri.org máme na Google Docs. Kromě toho umí Tabulky také nádherné grafy. A v neposlední řadě nabízí Tabulky také superšikovné funkce: Třeba na překlad buňky z jednoho jazyka do druhého (s využitím Google translate). Nebo na import tabulek z jakékoliv webové stránky.

4. Google Formulář – Aneb jak udělat z průzkumu příjemný zážitek na obou stranách. Rozšíříte odkaz na dotazník, odpovědi dostáváte do jedné tabulky. V SIRIRI tak máme udělané vyhodnocování akcí (výjezdy s infostánkem, přednášky, atp.). Nejlepší je možnost “Pravidla oznámení” (v menu pod “Nástroje”), kde si můžete nastavit zasílání mailového upozornění na každý vyplněný formulář.

5. Google Site – V určitou chvíli začalo být informací tolik, že už nebylo možné je sdílet po jednotlivých dokumentech. Odpovědí na potřebu mít relevantní informace rychle bylo založení mikrostránky, na které jsou importovány grafy, ukazující indikátory klíčových oblastí činnosti SIRIRI.
Vytváření mikrostránek na sites.google.com je extrémně jednoduché, propojení s Google Docs dokonalé.

Jak dál?

Vývoj komunikace je nikdy nekončící proces. Pořád je co tříbit. A i samotné Google Dokumenty nepřestávají zásobovat novými funkcemi a zlepšováky. Je jasné, že vývoj komunikace neustal ani v SIRIRI.
Zlatým hřebem v nové komunikaci bylo vytvoření tabulky, kterou sdílí tým SIRIRI v Česku s partnery v Itálii a Africe. Tuhle tabulku využíváme od ledna 2012 pro sdílení informací o rozvojových projektech, které by bylo možné ve Středoafrické republice podpořit. Dvojjazyčný dokument sdílený s mnoha lidmi bude možná v budoucnu prostředkem, se kterým se SIRIRI podaří pomáhat ještě více a lépe.

Jan Böhm, SIRIRI o.p.s.,

www.siriri.org

Jan Böhm pracuje jako ředitel v organizaci SIRIRI. Inicioval projekt Development coffee, který pomáhá předávat zkušenosti mezi rozvojovými a humanitárními nevládkami. Vedle práce studuje nová média na FF UK a školí neziskovky, jak mají efektivně využívat sociální média. Nejraději má Twitter. Jan bude jedním z lektorů workshopu pro neziskovky v roce 2012.

 

Zdroj: jedensvet.cz

« další články z kategorie: Různé

« zpět na seznam článků